Menjelang akhir tahun, agenda kantor biasanya mulai terisi dengan evaluasi, penyelesaian proyek, dan persiapan tahun berikutnya. Di tengah kesibukan itu, HR, admin kantor, atau panitia acara mendapat satu tugas tambahan: menyiapkan gathering untuk seluruh tim.
Meski acaranya direncanakan berlangsung pada November atau Desember, persiapannya bisa dimulai dari Oktober. Dengan begitu, panitia punya waktu untuk membandingkan pilihan, mengajukan anggaran, dan menyesuaikan konsep dengan kebutuhan perusahaan.
Lalu, apa saja yang sebaiknya disiapkan lebih dulu? Berikut panduan praktis agar gathering akhir tahun terasa menyenangkan bagi peserta dan lebih mudah dikelola panitia.
1. Tentukan Tujuan Acara Sebelum Memilih Konsep
Sebelum mencari tempat atau menyusun menu, sepakati dulu tujuan gathering. Apakah acara ini menjadi bentuk apresiasi atas kerja tim, kesempatan berkenalan antardivisi, atau momen santai setelah menyelesaikan proyek?
Tujuan tersebut akan membantu panitia menentukan format yang tepat. Jika ingin memberi ruang untuk mengobrol, makan bersama dengan agenda ringan bisa menjadi pilihan. Jika ingin mempererat hubungan antardivisi, tambahkan aktivitas kelompok yang mudah diikuti.
Gathering akhir tahun tidak harus selalu berupa perjalanan keluar kota. Makan siang bersama di kantor atau BBQ sore di lokasi yang sesuai juga bisa menjadi acara yang berkesan.
2. Siapkan Pilihan Tanggal dan Perkiraan Jumlah Peserta
Menentukan tanggal sering membutuhkan koordinasi dengan beberapa tim. Mulailah dengan dua atau tiga pilihan, kemudian cocokkan dengan agenda perusahaan, jadwal kerja, dan rencana cuti peserta.
Pada tahap awal, jumlah peserta boleh berupa perkiraan. Namun, pastikan cakupannya jelas: apakah hanya karyawan, termasuk manajemen, atau juga mengundang keluarga?
Informasi ini menjadi dasar untuk memperkirakan kapasitas tempat, kebutuhan konsumsi, dan anggaran. Tentukan juga batas waktu konfirmasi kehadiran agar pemesanan bisa disesuaikan sebelum acara berlangsung.
3. Susun Anggaran Berdasarkan Kebutuhan Utama
Anggaran gathering akan lebih mudah dievaluasi jika dibagi ke dalam beberapa komponen. Mulai dari tempat, makanan dan minuman, peralatan, transportasi jika diperlukan, hingga dokumentasi atau hadiah.
Prioritaskan hal yang langsung memengaruhi kenyamanan peserta. Untuk acara makan bersama, misalnya, kecukupan porsi, tempat duduk, dan kelancaran penyajian perlu mendapat perhatian sejak awal.
Saat membandingkan penawaran vendor, periksa apa saja yang sudah termasuk dalam harga. Tanyakan tentang biaya layanan, pengiriman, peralatan, pajak, serta kebutuhan tambahan di lokasi. Dengan informasi yang jelas, panitia bisa mengajukan anggaran yang lebih lengkap.
4. Pilih Lokasi yang Mendukung Alur Acara
Lokasi yang tepat perlu sesuai dengan jumlah peserta dan aktivitas yang direncanakan. Kantor sendiri bisa menjadi pilihan praktis apabila area dan fasilitasnya memadai.
Sebelum memutuskan, periksa beberapa hal berikut:
- Kapasitas area makan dan tempat duduk.
- Akses masuk vendor serta jalur membawa peralatan.
- Ketersediaan listrik dan air sesuai kebutuhan.
- Aturan gedung mengenai kegiatan memasak.
- Area alternatif jika menggunakan ruang luar.
Jika memilih BBQ dengan proses memasak di lokasi, koordinasikan penempatan panggangan, ventilasi, dan jarak dari jalur peserta bersama vendor serta pengelola tempat. Panggangan berbahan arang tidak boleh digunakan di ruangan tertutup.
5. Pilih Menu yang Cocok untuk Peserta dan Jadwal
Menu gathering sebaiknya dipilih berdasarkan kebutuhan peserta sekaligus cara acara berlangsung. Makan siang setelah sesi presentasi, misalnya, membutuhkan pengaturan penyajian yang berbeda dari acara sore dengan agenda santai.
Tanyakan sejak awal apakah ada peserta dengan alergi atau kebutuhan makanan tertentu. Pertimbangkan juga pilihan rasa, pendamping, dan minuman agar hidangan nyaman dinikmati bersama.
BBQ bisa menjadi pilihan untuk menghadirkan suasana makan yang lebih interaktif. Proses memasak langsung di lokasi memberi peserta sesuatu untuk dinikmati sambil mengobrol dan menunggu hidangan.
Agar pelayanan tetap lancar, diskusikan jumlah peserta, waktu makan, kapasitas penyajian, serta pengaturan antrean dengan vendor. Untuk kelompok besar, tanyakan apakah diperlukan beberapa titik pelayanan.
6. Buat Rundown Ringkas dan Bagi Tanggung Jawab
Gathering tetap membutuhkan alur yang jelas meskipun konsepnya santai. Panitia bisa menyusun urutan sederhana: pembukaan, sambutan singkat, makan bersama, aktivitas ringan, lalu foto kelompok.
Berikan cukup waktu untuk makan dan berinteraksi. Terlalu banyak permainan atau sambutan panjang bisa membuat peserta sulit menikmati suasana.
Bagilah tanggung jawab agar koordinasi tidak menumpuk pada satu orang. Tentukan siapa yang menangani peserta, vendor makanan, tempat, dan jalannya acara. Pastikan setiap vendor memiliki satu kontak utama yang mudah dihubungi.
Checklist Persiapan yang Bisa Dimulai dari Oktober
Untuk memudahkan koordinasi, gunakan urutan berikut sebagai panduan:
- Awal Oktober: sepakati tujuan, konsep awal, dan perkiraan peserta.
- Pertengahan Oktober: kumpulkan pilihan tanggal, tempat, serta penawaran vendor.
- Akhir Oktober: ajukan atau finalisasi anggaran dan lanjutkan pemesanan setelah mendapat persetujuan.
- Menjelang hari acara: konfirmasi jumlah peserta sesuai tenggat vendor, kebutuhan menu, rundown, serta kesiapan lokasi.
Sesuaikan waktunya dengan tanggal gathering dan proses persetujuan perusahaan. Jika acara berlangsung lebih awal, beberapa tahap bisa dikerjakan bersamaan.
Siapkan Gathering Akhir Tahun Bersama Steggo
Makan bersama bisa menjadi inti gathering yang hangat: tim punya waktu untuk beristirahat sejenak, mengobrol, dan merayakan pekerjaan yang sudah diselesaikan.
Untuk kebutuhan sajian, Steggo menghadirkan BBQ Home Service dengan pengalaman memasak langsung di lokasi acara. Konsep ini dapat menjadi pilihan untuk gathering kantor dengan suasana santai.
Mulai diskusi dengan menyiapkan tanggal acara, lokasi, perkiraan jumlah peserta, dan kisaran anggaran. Selanjutnya, konsultasikan pilihan menu, kebutuhan area, serta ketersediaan layanan dengan tim Steggo.
Sudah punya rencana gathering akhir tahun? Kunjungi website Steggo dan konsultasikan kebutuhan acara kantor kamu mulai dari sekarang.
